Il manuale di conservazione digitale

Il manuale di conservazione digitale è un documento che descrive le best practice per la gestione e la conservazione dei documenti digitali a lungo termine. Il suddetto manuale deve essere utilizzato da enti pubblici, aziende e organizzazioni per garantire che i documenti digitali siano accessibili e utilizzabili per un periodo di tempo prolungato.

La conservazione digitale include la gestione dei file, la protezione dalla perdita di dati, la migrazione dei file verso nuovi formati e la verifica dell’integrità dei file. Inoltre, il manuale di conservazione digitale può coprire anche questioni legali e normative, come la conformità alle leggi sulla protezione dei dati e la conservazione dei documenti per scopi di archiviazione legale.

E’ necessario che sia scritto in modo chiaro e semplice, in modo che possa essere facilmente compreso da tutti i dipendenti dell’organizzazione, deve essere costantemente aggiornato per tener conto delle nuove tecnologie e delle modifiche alle leggi e alle normative e deve inoltre illustrare dettagliatamente:

• l’organizzazione,
• i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi,
• il modello di funzionamento,
• la descrizione del processo,
• la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate,
• le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

La conservazione digitale è importante in quanto i documenti in formato digitale sono sempre più  utilizzati per prendere decisioni importanti e devono essere accessibili in qualsiasi momento. Inoltre, tali documenti possono essere facilmente duplicati e distribuiti, il che significa che è fondamentale garantire la loro autenticità e affidabilità.

In conclusione, il manuale di conservazione digitale è un documento fondamentale per garantire che i documenti digitali siano gestiti e conservati in modo sicuro e affidabile per un lungo periodo di tempo .

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